Movavi PDF-редактор

  • Создание PDF-файлов «с нуля»
  • Вставка печати и подписи в документ
  • Редактирование текста и картинок в документе
  • Конвертирование PDF в различные форматы

2019-07-19

Электронная подпись документов: понятие, виды и особенности

Электронный документооборот набирает популярность как среди компаний и организаций, так и среди частных лиц. Но если представители организаций, как правило, знакомы с аспектами ведения электронной документации, то обычные люди мало информированы о нюансах ведения данной документации.

Одним из важнейших аспектов цифрового документооборота является подпись документов в электронной форме. Здесь важно понимать, что именно вам нужно для решения вашей задачи – простая электронная подпись или усиленная. Чтобы определиться с выбором, давайте разберемся, что из себя представляет каждая из подписей, в чем их отличия и где их применяют.

Что такое ЭЦП и зачем она нужна?

Электронная цифровая подпись (цифровая подпись, ЭЦП) – это реквизит электронного документа, который предназначен для обеспечения целостности и подлинности данного документа.

Цифровая подпись формируется с использованием средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и закрытого ключа электронной подписи. Технология позволяет идентифицировать автора электронного документа и гарантирует отсутствие изменений в документе после его подписания.

Электронные цифровые подписи широко применяются в государственных организациях, в банковских платежных системах, а также в некоторых других сферах. ЭЦП имеет юридическую силу в 27 странах мира, включая Россию. Однако чтобы ЭЦП имела юридическую значимость, она должна быть правильно оформлена.

Виды ЭЦП

В электронном документообороте в России встречаются три вида подписи: простая электронная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Ниже рассмотрим каждую из них отдельно.

Простая электронная подпись

Согласно Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», простой электронной подписью (ПЭП) является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Ключом простой электронной подписи может служить код подтверждения из СМС, пара логин/пароль от личного кабинета на сайте или же ПИН-конверт, выдаваемый клиенту банка.

ПЭП чаще всего используют различные интернет-сервисы, в том числе интернет-банки, брокеры, торговые площадки, такой способ используется на федеральном и региональных порталах госуслуг.

Российское законодательство запрещает использовать ПЭП для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) – это подпись, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи.

УНЭП идентифицирует личность владельца подписи, а также позволяет подтвердить, что после подписания в документ не вносились изменения. УНЭП может обеспечивать юридическую значимость документа, но только после заключения сторонами дополнительных соглашений о правилах применения УНЭП и признании ее юридической силы.

Если вышеуказанные соглашения заключены, вы можете свободно пользоваться неквалифицированной электронной подписью для внешнего и внутреннего документооборота.

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) – это подпись, созданная с помощью программ криптошифрования из перечня ПО, сертифицированных ФСБ России, с использованием ключа проверки электронной подписи. УКЭП обязательно должна иметь квалифицированный сертификат государственного образца с указанным в нем ключом.

УКЭП нужна, чтобы сдавать отчетность в контролирующие органы, заказывать или предоставлять услуги через тендер, обмениваться документами с ФНС и Росреестром, и для прочих подобных целей.

Как получить электронную цифровую подпись в России

Если вы поняли, что вам необходима квалифицированная ЭЦП, вы можете подать заявку в сертифицированный удостоверяющий центр. Чтобы найти ближайший к вам удостоверяющий центр, достаточно зайти на официальный сайт Минкомсвязи РФ.

Если вы планируете использовать ЭЦП как физическое лицо, для получения квалифицированного сертификата электронной подписи вам потребуются паспорт, СНИЛС и квитанция об оплате госпошлины.

Для получения квалифицированного сертификата электронной подписи юридическими лицами необходимы следующие документы:

  • учредительные документы;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе заявителя;
  • документ, подтверждающий факт внесения записи о юридическом лице в Единый государственный реестр юридических лиц;
  • квитанция об оплате госпошлины.

Сертификат и ключи электронной подписи запишут на USB-носитель («флешку») государственного стандарта ГОСТ Р 34.10-2012 и выдадут владельцу.

Как подписать документ электронной подписью

Сам процесс подписания документа довольно прост. Вам нужно вставить «флешку» с ключом в свой компьютер и в появившемся диалоговом окне нажать на кнопку «Подписать». Система автоматически наложит ЭЦП на электронный документ.

Применяя электронную подпись, для ее визуализации часто добавляют изображение подписи в документ. Это рекомендовано делать до заверения документа, так как это считается правкой.

Чтобы визуализировать вашу подпись на электронном документе, скачайте и установите Movavi PDF-редактор на ваш компьютер. С помощью кнопки Открыть файл откройте документ, который вы хотите подписать. Нажмите РедактированиеПодпись.

Если вы хотите создать подпись «от руки», в панели настроек выберите цвет и толщину линии и нарисуйте свою подпись в поле для подписи. Вы можете использовать мышь, тачпад или специальный стилус типа Surface Pen. Чтобы вставить подпись в документ, кликните справа внизу Добавить.

Чтобы добавить графическое изображение рукописной подписи, кликните вкладку Изображение и в диалоговом окне открытия файлов выберите файл с изображением подписи. Программа импортирует изображение в текущий документ.

В данном материале мы осветили основные виды электронных подписей, а также разобрались, где и как их сделать. Надеемся, что собранная нами информация будет для вас полезной.

Поделиться